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ERP Odoo y ALFRESCO

ERP Odoo y ALFRESCO CONECTADOS

Aunque el paquete ERP Odoo estándar contiene módulos llamados "gestión de documentos", las necesidades reales a menudo van más allá.

Por ello ha sido necesario crear una interfaz que conecte al ERP Odoo y ALFRESCO que permita la integracion entre ellos.

Nuestro conector ofrece las siguientes funcionalidades:

• Garantía de fácil recuperación de documentos
• Garantía de legibilidad a largo plazo de documentos (por ejemplo, la conversión automática a PDF)
• Garantía de plazos de conservación legales
• Gestión de versiones
• Soporte para documento de compilación (gestión de plantillas, el flujo de documentos, la lectura y la escritura de sincronización para documento de recopilación en el equipo, el flujo de trabajo para la edición, aprobación, distribución y archivo)
• Automatización de los procesos de negocio con documentos
• Garantía de un concepto de autorización de acceso de los usuarios
• Los registros de todas las manipulaciones de documentos y expedición
• Prevención de la incertidumbre con respecto a la validez de la condición de documento y los conflictos debido a los cambios realizados en paralelo
• Prevención del trabajo y presentación duplicación

En ERP Odoo, documentos archivados y recopilados se indexarán automáticamente. La estructura de autorización puede, por supuesto, se puede modificar o cambiar. Puesto que no hay control de la versión automática, sin embargo, decidimos integrar una solución DMS y hemos elegido Alfresco, ya que hace de soporte BPM y ofrece una amplia gama de interfaces, como IMAP, SMB, WebDAV, CMIS, FTP, LDAP, etc.

 

Cada organización y cualquier negocio generan una gran cantidad de datos e información. Cuanto más grande sea la organización, más complejo es el mantenimiento o restablecimiento de dichos datos o información a convertir. Con ECM (Enterprise Content Management) sistemas que son capaces de estructurar y administrar sus archivos fácilmente.

Por el momento, existe información en diferentes formatos como texto, cálculos, presentaciones, archivos PDF, imágenes, vídeos y archivos de audio. Para la mayoría de ellos, sin embargo, los nombres de los archivos individuales son los únicos indicadores de su posible contenido. Los archivos deben ser gestionados correctamente. Alfresco y ECM y le ayudan a administrar el ciclo de vida de los documentos electrónicos - desde su creación hasta su eliminación y archivo.

Formas de Integración

Sin duda, es suficiente para crear y facturas de archivos, órdenes de compra o confirmaciones de pedidos en el sistema ERP Odoo interno. La probabilidad de un cambio o revisión posterior se puede excluir a un alto porcentaje por razones legales solo o puede ser tratado de forma individual en el ERP Odoo a través de un proceso separado. Obtendrá más problemática, cuando los documentos externos, como dibujos técnicos, contratos, descripciones de productos o similares, se convierten en parte de la totalidad. En este caso, es imprescindible asegurarse de que las versiones antiguas no se pierden y la trazabilidad es básicamente posible. Es por esto que hemos ampliado ERP Odoo de tal manera que los documentos se puede conectar a un pedido de cliente, orden de compra, factura, o cualquier otra actividad y luego se enviarán directamente a Alfresco. Via ERP Odoo, cada versión de un documento y sus metadatos relevantes pueden ser revisados. Sin embargo, las funcionalidades tales como restauración están disponibles a su vez sólo directamente a través de Alfresco.

En el proceso de elaboración de los documentos

Es, por supuesto, también interesante observar el proceso de creación de un documento, cuando el sistema ERP Odoo es sólo al final de la cadena y se convierte en sólo un usuario final. Para dar sólo un ejemplo, etiquetas en el sector químico o industria alimentaria médica están sujetos a estrictos requisitos que han de arranque específico para cada país. Para lograr esto, varias personas tienen que ser capaces de trabajar en una plantilla, y tiene que ser posible definir, qué grupo de personas se encarga de que el contenido. Los cambios tienen que ser trazable y, además, los procesos de confirmación tienen que estar en su lugar. Estos pueden ser representados fácilmente en Alfresco. El propio producto final, en este caso la etiqueta, se recuperará del OpenERP tan pronto como sea necesario. Esto garantiza que sólo la versión más actual se utilizará en todo momento.

DMS a ERP

Otro ejemplo de aplicación para la integración de Alfresco y ERP Odoo es el registro de las facturas recibidas por medio de un escáner y reconocimiento OCR y su presentación automática en ERP Odoo. O el reconocimiento de una factura existente, de modo que la copia en papel escaneados se pueden convertir en PDF como archivo adjunto. Por lo tanto, la recepción y verificación de la factura se puede realizar mucho más fácil y eficiente.

 

Conclusión

 

Incluso si ERP Odoo puede parecer bastante completo con sus más de 5,000 módulos básicos y mas de 11,000 aplicaciones, y está en constante desarrollo por ERP Odoo y la Comunidad (basta pensar en el sistema de CMS integrado y el eCommerce), todavía no es autosuficiente como una única solución. Con el fin de ser capaz de representar los procesos de negocio completos, nos hemos especializado en la aplicación de Alfresco y su conexión con las grandes plataformas, entre ellas el ERP Odoo. Por supuesto, esto también se puede realizar en otros sistemas DMS, y siempre estaremos disponibles para proporcionar un número suficiente de interfaces.

Integración ÚnicA en Odoo

Gestión de documentos para los requisitos más exigentes. Hemos logrado integrar plenamente Alfresco en el ERP Odoo. Por tanto, podemos satisfacer los requisitos más exigentes que pueda tener para su gestión de documentos.

El punto de partida

A pesar de que ERP Odoo tiene, de hecho, un módulo de gestión de documentos, no es capaz de control de versión automática. En ERP Odoo, un documento es un documento. No es capaz de reconocer el flujo de trabajo dentro de los documentos individuales, que es una desventaja adicional. Alfresco ofrece una solución a estos problemas, ya que es compatible con un buen número de interfaces para el procesamiento de documentos. ¿Por qué entonces inventar la rueda por segunda vez?

 

 


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