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ALFRESCO

SU CONTENIDO ES SU NEGOCIO: documentos tributarios, carpetas de personal, de clientes, de proveedores, de producto, planos, contratos, correo electrónico, documentos Office, videos, audio, manuales de calidad, procedimientos... 

¿Alguna vez ha perdido un documento o no lo ha podido encontrar a tiempo?

¿Alguna vez ha tenido que buscar entre cientos de correos electrónicos para encontrar un archivo adjunto? 

En un mundo competitivo, las empresas requieren flexibilidad, movilidad, acceso y colaboración.

 

QUE ES ALFRESCO?

Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del mercado. Cada día, más de 7 millones de usuarios empresariales de 180 países confían en Alfresco para gestionar 4000 millones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube e incluso en sus dispositivos móviles.

Alfresco One es nuestra edición de nivel empresarial para entornos empresariales con misiones críticas, probado y utilizado por la NASA, KLM, Fox y otros 3.000 clientes.

ALFRESCO permite, entre otras, las siguientes funciones:

  • Catalogar y clasificar los documentos por múltiples criterios.

  • Extraer metadatos de los documentos, automáticamente.

  • Asignarles propiedades y características.

  • Realizar búsquedas complejas, incluyendo el contenido del documento, metadatos, categorías, etc.

  • Enviar e-mail y notificaciones a otros usuarios incluyendo referencias al documento.

  • Crear flujos de trabajo, aprobación, supervisión, etc.

  • Control de versiones y auditoría

  • Colaboración en el desarrollo de documentos, bloqueo de documentos en la edición, edición on-line y off-line.

  • Seguridad de documentos mediante usuarios, roles y carpetas.

  • Ejecutar acciones, como conversiones, cambios de formato, envíos automáticos, etc.

  • Compartir documentos con otros usuarios

  • Incluir documentos en blogs y web de forma sencilla.

  • Carga de documentos a través del propio explorador de archivos de Windows (CIFs)

Alfresco One pasa por un proceso de 5.000 pruebas exclusivas en sistemas operativos y servidores de bases de datos líderes en el sector para un rendimiento y una escalabilidad a nivel de empresa.

Y lo que es igual de importante, Alfresco ofrece un servicio de soporte de 24 horas, los siete días de la semana, 365 días al año por teléfono, web y correo electrónico.

Gestión de documentos

Pleno acceso a todas las funciones necesarias para gestionar sus documentos, como el control de versiones, el control de acceso y flujos de trabajo.

Colaboración

Use Alfresco para crear sitios de equipo, de proyecto o de departamento.  Invite a otros usuarios y colabore.

Sincronización en la nube

Permite a los empleados seleccionar documentos y carpetas de Alfresco local y sincronizarlos con Alfresco en la nube. Alfresco es la única plataforma ECM híbrida del mundo que permite una sincronización completa con la nube.

Gestión de registros

¿Necesita un nivel adicional para el cumplimiento de normativas? Instale el módulo adicional de Gestión de archivos para gestionar su política de archivos.

Gestión de casos

Obtenga una visión integral del ciclo de vida de cada caso, con contenido relevante contextual según las funciones empresariales. Eficaz creación de contenidos, gestión de procesos, seguimiento de plazos, informes y archivados de casos de todo tipo.

 

COLABORACIÓN EN EQUIPO

Colaboración de archivos en línea para equipos

Compartición de ficheros para consumidores, colaboración con documentos y experiencia con dispositivos móviles para usuarios, combinado con la seguridad y control que necesita la organización. Invite a colaboradores externos a la nube de colaboración segura de Alfresco, sin que suponga un riesgo para la empresa.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Gestión de documentos actual para sustituir a sus sistemas de ECM heredados

Todos los servicios principales para la gestión de documentos necesarios para recopilar y gestionar ficheros electrónicos y automatizar procesos empresariales centrados en los documentos.

COMPARTICIÓN DE FICHEROS SEGURA

Comparta y gestione contenido de forma segura en la nube, en cualquier lugar o con cualquier dispositivo

Gratuito para que los usuarios trabajen de forma segura con organizaciones externas, con un sistema de invitación sencillo y un modelo de seguridad que permite a su organización controlar el acceso y mantener el cumplimiento de normativas.

GESTIÓN DE CONTENIDO EN DISPOSITIVOS MÓVILES

El contenido crítico de la empresa sincronizado y a su alcance esté donde esté

Vea, abra y edite documentos en otras aplicaciones, colabore trabajando en el contenido, comience y termine flujos de trabajo, asigne y supervise tareas y realice muchas otras actividades esenciales para compartir documentos en aplicaciones móviles.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES

Conozca Alfresco Workdesk

Alfresco puede automatizar sus procesos empresariales mediante la implementación de reglas y acciones personalizadas de flujo de trabajo con documentos dentro de la plataforma, lo que le ahorrará tiempo y dinero, dejando más tiempo libre a sus recursos.

GOBIERNO DE LA INFORMACIÓN

Recopile, controle y gestione información corporativa vital

Alfresco elimina muchos de los problemas asociados al software de gestión de documentos de archivo heredado tradicional gracias a una solución de RM de código abierto que es fácil de usar, fácil de implementar y rentable.

ACCESO MÓVIL

Descargue la aplicación gratuita Alfresco Mobile para iOS o Android para acceder a todo su contenido esté donde esté.

Trabajará con una buena empresa: actualmente Alfresco ayuda a 1.300 clientes en 180 países.

ALFRESCO – SENCILLO + INTELIGENTE

Alfresco permite gestionar contenido en la empresa ampliada de forma sencilla e inteligente, lo que encanta a los usuarios y respalda TI.

Alfresco es sencillo porque ofrece una sola solución para compartir documentos de forma segura que es fácil de utilizar y que facilita la colaboración, salvando las diferencias entre los requisitos de la empresa y las necesidades de los usuarios, y es inteligente porque ofrece todo el valor de la ECM tradicional.

Las soluciones de Alfresco aportan ventajas para todas las personas de su empresa, incluidos:

·         Usuarios empresariales: los usuarios empresariales pueden colaborar a través de interfaces que facilitan la navegación.

·         Analistas empresariales: los analistas pueden estar seguros de cumplir todas las normativas y reglamentación de seguridad, reduciendo el riesgo al mínimo y aumentando la productividad. Pueden añadirse metadatos sofisticados a cualquier fichero que se haya cargado, haciendo que el contenido sea inteligente, práctico y fácil de organizar.

·         Administradores: las soluciones de Alfresco están disponibles a nivel local y en la nube, dando respuesta a todos los requisitos de cumplimiento de normativas y de seguridad. Los flujos de trabajo incorporados permiten la automatización de procesos empresariales que utilizan muchos documentos, y ofrecen a los adminisitradores la libertad que necesitan para centrarse en asuntos críticos que no están relacionados con la gestión de datos.

SOLUCIONES ALFRESCO

Capacite a TI para que permita a los usuarios mantener el control mientras el gobierno de la información se convierte en una realidad en la nueva empresa ampliada. El contenido puede buscarse dentro y fuera del firewall de la empresa, y la estrategia de gestión de contenido móvil satisface los requisitos de la empresa y las necesidades de los usuarios empresariales.

Permita que los usuarios empresariales trabajen dónde y como quieran haciendo uso de forma eficaz del contenido corporativo, fomentando la colaboración y cumpliendo las normativas y protocolos de la empresa.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE CÓDIGO ABIERTO

¿Dónde se encuentra el contenido que gestiona su empresa? ¿Está gestionado de forma central o está esparcido en varios ordenadores, bandejas de entrada de correos electrónicos, dispositivos USB, unidades de disco portátiles y unidades de red compartida? Alfresco proporciona todos los servicios de gestión de documentos esenciales necesarios para permitir a las organizaciones capturar y gestionar archivos electrónicos y automatizar procesos que se centran en la gestión de documentos. Alfresco es un sistema de gestión de contenido de código abierto que le permite gestionar todos los contenidos críticos empresariales, desde procesos de creación de créditos y reclamaciones de seguros hasta documentos legales confidenciales.

Control de versiones

Cuando hay varias personas actualizando y cambiando documentos puede resultar difícil identificar la copia más reciente. El control completo de versiones en nuestra solución de gestión de documentos permite a los usuarios ver quién cambió qué y cuándo. Alfresco admite tanto las actualizaciones más importantes (de versión 1 a versión 2) como las actualizaciones de menor importancia (de versión 1.1 a versión 1.2). 

Visualizaciones previas en línea

Los documentos pueden verse en línea sin necesidad de descargar y abrir el documento en otra aplicación. Puede usar la gestión de documentos de Alfresco para ver una amplia gama de formatos entre los que se incluyen la mayoría de los archivos de Office, imágenes, fotografías, documentos escaneados, archivos de vídeo y de audio.

Integración con MS Office y GoogleDocs

La completa integración con Microsoft Office y GoogleDocs hace que actualizar el contenido sea aún más fácil. Los usuarios simplemente seleccionan la opción "editar en línea" para ejecutar la aplicación de Microsoft Office adecuada (Word, Excel o PowerPoint). Una vez que los cambios se guardan, el sistema de gestión de documentos de Alfresco carga automáticamente el nuevo archivo, creando instantáneamente una nueva versión.

Grupos y tipos de propiedades

Alfresco proporciona una serie de atributos estándares para los documentos almacenados, como Nombre, Título y Descripción. Pero los clientes pueden definir tipos personalizados que tengan atributos adicionales (p. ej., para un contrato es posible que desee almacenar el valor del contrato, la fecha de caducidad y el nombre del proveedor). Alfresco también proporciona grupos de propiedades (aspectos) como una manera de agrupar un número de propiedades, para que pueda aplicar rápidamente el aspecto "Contrato" para habilitar las propiedades personalizadas.

Búsqueda exhaustiva

Unas eficaces prestaciones de búsqueda (basadas en Apache Solr) permiten a los usuarios encontrar fácilmente los documentos que son importantes para ellos. Los usuarios pueden elegir una búsqueda sencilla, en la cual la solución de gestión de contenido de Alfresco buscará un término en el contenido o los atributos, o una opción de "Búsqueda avanzada" más eficaz que permite a los usuarios ser más específicos y definir qué atributos buscar para encontrar el término.

Todas estas funciones de gestión de documentos se incluyen en Alfresco One, la única solución ECM híbrida que proporciona la eficacia de una plataforma local con la flexibilidad de un servicio basado en la nube, garantizando que su contenido siempre esté sincronizado.

 

 

Si desea ampliar su informacion sobre este maravilloso software comuniquese con nosotros.

 

 

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